一般的にカンファレンスとは？

カンファレンスは、英語で「会議」や「協議会」という意味を持ちます。

日本ではカンファレンスと同じく「会議」という意味で「ミーティング」や「ディスカッション」が使われています。

ここでは、カンファレンスとミーティングやディスカッションとどういった違いがあるのかについて解説します。

ミーティングとの違い

カンファレンスとミーティングの最大の違いは、「規模感」です。

ミーティングは通常、数人から数十人規模で行われ、課題解決や情報共有を目的とします。

一方でカンファレンスの参加者は最低でも100人以上です。

ミーティングでは、社内関係者のみが参加することが多いですが、カンファレンスでは社外の関係者や専門家なども参加するケースがあります。

ですから、より広範で重要なテーマに関する情報共有や議論が行われます。

ディスカッションとの違い

ディスカッションには『討議』『討論』の意味があります。

カンファレンスと同じく討論が行われますが、その目的や範囲が限定的です。

また、参加者も少人数で、特定のテーマに絞って行われるケースが多いです。

業界ごとのカンファレンスの意味の違い

カンファレンスは、その開催目的や形式が業界によって異なります。

ここでは、各業界におけるカンファレンスの特徴を詳しく見ていきましょう。

医療業界のカンファレンスとは

医療業界におけるカンファレンスでは、ビジネスの現場における「会議」「ミーティング」に近い意味で使われます。

小規模の人数でも「カンファレンス」として行われます。

「ケアカンファレンス」「チームカンファレンス」という形で、意義・目的を分かりやすくして使われるケースも多いです。

ビジネス業界でのカンファレンスとは

ビジネス業界においては、カンファレンスは会議というよりも、大規模なイベント的意味合いを持つことが多いです。

数百人程度の参加者が想定され、大きな会場を借りて開催されます。

BtoBのイベントの名称としても広く普及しています。

学術分野でのカンファレンスとは

学術分野でのカンファレンスでは、研究者たちが最新の研究成果を発表し、意見交換を行います。

ほぼ「学会」と同じ意味で使われています。

スポーツ業界でのカンファレンスとは

スポーツ業界では、異なった意味で使われます。

日本ではあまり使われませんが、北米では「競技連盟」のことを指すことがあります。

プロ野球の「セ・リーグ」や「Jリーグ」等をイメージすると分かりやすいかもしれません。

カンファレンス開催までの流れ

ここまで、カンファレンスの定義や業界ごとの違いを解説しました。

大規模なカンファレンスを成功させるためには、企画段階から事後フォローアップまで、しっかりとした計画と準備が必要です。

ここでは、カンファレンス開催までの基本的な流れと概要を解説します。

開催の目的・概要を企画する

カンファレンスを開催するにあたって、その目的を明確に設定することは重要です。

目的がぶれてしまうと、何のためのカンファレンスなのかが分からなくなってしまいます。

カンファレンスの概要は、5W2Hに沿って設定すると重要なポイントを整理できます。

5W2Hとは、以下の7項目です。

• When(いつ)
• Where(どこで)
• Who(だれが)
• What(なにを)
• Why(なぜ)
• How(どのように)
• How Much(いくらで)

5W2Hを基礎にして骨太の企画を作成して行きましょう。

会場・登壇者を手配する

5W2Hに基づいて決めた目的・概要をもとに、適切な会場と登壇者を選定します。

特に大規模の会場を用意する場合、早めに会場を押さえておきましょう。

また、近年ではオンライン開催という選択肢もあります。

登壇者に関しては、人気者であれば誰でもよいわけではありません。

カンファレンスの目的達成を見込める登壇者を選んでください。

集客を行う

集客では「告知」が重要になります。

一般の参加者も集める場合、多くのターゲットに刺さる告知にする必要があります。

また、早めに告知しておくと、参加者もスケジュールを調整して参加しやすいです。

当日に向けた準備を行う

当日に開催するプレゼンや企画などの事前確認や準備を怠ってはいけません。

また、会場のレイアウトや音響、照明なども、確認すべき重要ポイントです。

リハーサルを丁寧に行い、本番さながらの準備をしておきましょう。

カンファレンスを開催する

当日はスムーズに開催するだけです。

トラブル等が発生するかもしれませんが、落ち着いた対応を心がけてください。

事後フォローアップを行う

また、カンファレンス終了後のフォローアップも重要です。

開催終了後は参加者にアンケートをとるなどしてコミュニケーションを取ってください。

事前に設定した目的がどれぐらい達成されたか、ここで確認ができます。

まとめ：カンファレンスの企画～運営ならREIGETSUにお任せ

ここまでカンファレンスについての概要と実際の企画～運営までについてお伝えしました。

大規模なカンファレンスを開催する場合、社内の担当者だけでは対応しきれないこともあります。

その場合、イベント代行会社に外注することも検討してみてください。

イベント代行会社REIGETSUは、カンファレンスの運営実績も豊富です。

多くのイベントを経験した優秀なスタッフが在籍しているので、安心して任せられます。

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